Online Booking - De 3 typer kalendere

Printervenlig version

 - hvilken type skal jeg bruge?

Det første valg du skal tage, når du opretter en ny kalender er, hvilken type kalender, som du vil bruge. Dit valg af kalender har stor betydning for, hvordan booking processen herefter vil ske. De 3 kalendertyper hedder

  • Kapacitetskalender
  • Ressourcekalender
  • Service kalender

Nogle funktioner genbruges i de forskellige kalendere, og i nogle tilfælde vil du kunne bruge mere end én type kalender, som vil passe til dit behov. Du vil få den bedste bookingoplevelse, hvis du vælger den kalendertype, som passer bedst til de behov du har.

Kapacitetskalenderen - events med mange deltagere

KapacitetskalenderFor at skelne mellem typerne af kalendere skal du først stille dig selv følgende spørgsmål: “Skal dine brugere kunne reservere en tid til samme arrangement eller event?”. Hvis svaret er “ja”, kan du vælge en kapacitetskalender.

Eksempler på brugere, der tilmelder sig et arrangement til samme tidspunkt, hvortil en kapacitetskalender er et godt valg:

  • Studerende, der tilmelder sig undervisning
  • Deltagere til en konference

Eksempler på, hvor en kapacitetskalender ikke virker så godt, hvor en ressourcekalender eller en servicekalender vil virke bedre:

  • Lave en online booking hos en konsulent (hvor der kun er 1 deltager pr. booking)
  • En klinik, hvor der er mange terapeuter (brugerne booker den samme tid, men brugerne får ikke den samme behandling)
  • Bådudlejning med et større antal både (brugerne ønsker at leje på forskellige tidspunkter)

Ressourcekalenderen - vil passe i det fleste tilfælde

RessourcekalenderForskellen mellem en ressource- og en servicekalender ligger primært i bookingprocessen. Som navnet indikerer, er en resourcekalender skabt omkring ressourcer, eksempelvis undervisere, kanoer eller rum. Hver ressource kan kun bruges til 1 booking ad gangen. Kalenderen viser de ledige tider for en ressource, hvorud fra brugerne vælger den ledige tid. Med en servicekalender, vil brugerne derimod først vælge den service brugerne ønsker at booke, eksempelvis (en undervisningstime eller en klipning). Kalenderen vil derefter vise alle de ledige tider, hvor ressourcen er ledig.

Det anbefales, at du starter med at oprette en ressourcekalender. En ressourcekalender vil kunne bruges i mange tilfælde, imens servicekalenderen i andre tilfælde vil passe bedre til dit behov på grund af booking processen. En ressourcekalender skal indeholde hver “enkelt ressource”, som er er en del af bookingprocessen. Eksempelvis, kan den enkelte ressource være en terapeut, mødelokaler, kanoer, billardborde osv. Hvis du opsætter en kalender, hvor du tillader brugerne at booke en tid hos dig, så vil du være ressourcen. Du må ikke inkludere ressourcer, der ikke er begrænsede. Eksempelvis hvis en aftale kræver et mødelokale, men der er altid rigeligt med mødelokaler, er der ikke nogen begrænsninger i din ressource (mødelokalerne).

Servicekalenderen - tilbyder unikke muligheder

ServicekalenderDen primære fordel ved en servicekalender er, at service kalenderen kan tage højde for om en ressource er ledig i en anden kalender. Derimod kan en ressourcekalender tillade dine brugere at lave en online booking af forskellig varighed og lave gentagne online bookinger. Muligheder som en servicekalender ikke giver mulighed for.

Eksempler på, hvor en servicekalender kan bruges:

  • Der skal bruges mere end 1 ressource for at lave en booking. Eksempelvis: en online booking til en behandling kræver både et rum og en terapeut, der kan bookes til det samme tidspunkt.
  • Forskellige services kræver forskellige ressourcer. Eksempelvis: en bestemt behandling kan kun udføres af en specifik læge.

For at definere en servide, som kræver flere forskellige ressoucer, er du først nødt til at definere disse ressourcer i en ressoucekalender.

Prøv dig frem

Da du både kan oprette og slette en ny kalender så ofte du ønsker, er der ingen problemer i, at du prøver dig lidt frem. De online kalendere du ikke vil bruge, kan du blot slette igen på et senere tidspunkt. Alt kan ændres på et senere tidspunkt, blot ikke dit valg af kalendertype. 

HVIS BRUG
 - du ønsker at lade studerende tilmelde sig undervisning Kapacitetkalender
 - flere deltagere skal kunne tilmelde sig et arrangement eller en event Kapacitetkalender
 - medarbejdere skal kunne booke et mødelokale Ressourcekalender
 - du vil lade dine brugere vælge længden på en online booking Ressourcekalender
 - du vil vise ledige tider til et Bed & Breakfast Ressourcekalender
 - du vil booke en projector sammen med et mødelokale Servicekalender
 - du vil illustrere hver enkelt service med fotos Servicekalender

 

Avancerede muligheder

  • Du kan definere en service, der ikke er sammenkædet med en ressource. Hvis der ikke er noget krav om en ressource, kan du i teorien tilbyde uendeligt antal bookinger, der kan laves på samme tidspunkt, men der er yderst sjældent, at du vil have glæde af denne online booking funktion. Derfor kan service kalenderen blive konfigureret til ikke at tillade overlappende bookinger. I praksis fungerer det som en ressouce kalender med en enkelt ressource. Denne mulighed giver dig en behagelig genvej, hvis du har en enkelt ressouce, og ønsker at bruge en online service kalender, hvilket kan være tilfældet fordi kalender formatet passer dig bedre.
  • En online service kalender kan bruges til at præsentere en gruppe af ressourcer som en enkelt enhed. Dette er en god idé til eksempelvis, hvis du har 20 identiske stykker udstyr til leje, og du ikke ønsker brugerne af vælge imellem de enkelte stykker udstyr. Her har du muligheden for at tildele et vilkårligt stykke udstyr, eksempelvis en projektor, eller definere rækkefølgen, så et stykke udstyr bliver ledigt med det samme, at udstyret ikke bruges længere.
  • Derimod kan to eller flere service kalendere blive brugt til at repræsentere en enkelt ressource med forskellige indgange. Eksempelvis en kalender viser medlemmer af et diskotek og en anden kalender viser de kunder, der kommer ind fra gaden, uden medlemsskab. I dette tilfælde vil du kunne give medlemmerne mulighed for at booke til en lavere pris, eller på et tidligere tidspunkt end ikke-medlemmer. Et andet eksempel kunne være, at en konsulent, der arbejder på forskellige adresser. Konsulenten vil her kunne tilbyde skræddersyede services på hver adresse, hos de forskellige virksomheder. Samtidig sikres, at der ikke sker dobbelt bookinger online.
  • Ved en ressource og en service kalender kan dine brugere oprette en reservation hvor som helst, bort set fra, hvor du definerer, at det ikke skal ske. I en online kapacitetskalender er det modsat. Her kan du ikke booke nogen steder, bort set fra de steder, som du har defineret. Hvis du ønsker dine brugere kun kan vælge imellem nogle få datoer, vil de i de fleste tilfælde være lettere for dig at vælge en kapacitetskalender med en værdi på 1, i stedet for at blokere en lang række datoer i en anden type online kalender.

Vil du vide mere?

Kontakt os via vores kontakt-formular.

 

randomness